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Sueltas los PDF. La IA lee base, IVA y total, cruza el proveedor con tu plan de cuentas y te devuelve el asiento cuadrado listo para importar en el A3, Sage o Contasol que ya usas.
Consiste en eliminar el tecleo previo a la contabilidad: en lugar de que una persona abra cada factura recibida y copie a mano base imponible, IVA, retención y total, un sistema con IA lee los PDF, identifica al proveedor, lo cruza con el plan de cuentas del despacho y genera el asiento contable ya cuadrado.
El programa contable del despacho no se toca. La automatización trabaja antes que él y le entrega el trabajo hecho para importar. No hay migración de datos, ni cambio de sistema, ni que formar a nadie en una herramienta nueva.
“Vengo a que dejes de teclear las facturas antes de meterlas en el A3.”
El programa de contabilidad de un despacho funciona y nadie quiere tocarlo, con razón. El problema no está en contabilizar: está en lo de antes, en que alguien tiene que coger cada factura, mirar base, IVA y total, y picarlo. Eso son horas todos los meses y es justo donde se cuelan los errores.
Ese tramo — y solo ese — es el que automatizo. El resultado se exporta y entra en tu programa como siempre. Ni migración, ni ERP, ni sustituir al contable: lo que desaparece es el tecleo, no el criterio.
Procesos
Cada uno se monta por separado. No hace falta empezar por todos: lo normal es arrancar por el que más horas come.
Los PDF entran por email o carpeta compartida. La IA extrae los datos, valida el CIF, cruza el proveedor con tu plan de cuentas y propone el asiento. Si algo no cuadra, lo marca como pendiente de revisar en vez de contabilizarlo.
Los datos del 303, 111, 115 y 349 salen ya agregados de lo contabilizado, con el detalle por factura detrás para poder revisarlo. La presentación sigue siendo tuya; lo que se ahorra es la recopilación.
“¿Qué documentación necesitáis?”, “¿cuándo vence el trimestre?”, “¿habéis recibido lo que os mandé?”. Un asistente entrenado con la información del despacho responde a cualquier hora y deriva a una persona cuando la consulta es real.
El cliente que siempre manda las facturas el día 19 recibe su aviso solo, por email o WhatsApp, con lo que falta concretamente. Se acabó perseguir por teléfono.
El buzón del despacho se ordena solo: qué es una factura, qué es una notificación de la Agencia Tributaria, qué es una consulta de un cliente y a quién del equipo le toca.
Quién ha entregado, quién no, qué está pendiente de revisar y qué se ha presentado. Sin pedirle el dato a nadie: sale de los procesos que ya están automatizados.
Comparativa
| Paso | Como se hace hoy | Con la automatización |
|---|---|---|
| Recepción | Alguien vacía el buzón y guarda los PDF | Entran solos del email o la carpeta |
| Lectura de datos | Se teclea base, IVA, retención y total | Extraídos por IA, con el CIF validado |
| Cuenta contable | Se busca el proveedor en el plan de cuentas | Cruce automático con el plan del despacho |
| Asiento | Se compone a mano en el programa | Propuesto y cuadrado, listo para importar |
| Facturas raras | Se resuelven cuando se detectan | Marcadas como pendiente de revisar |
| Revisión humana | Sobre todo el lote | Solo sobre lo que el sistema marca |
| Programa contable | A3 / Sage / Contasol | El mismo, sin cambios |
El ahorro real depende del volumen y de lo limpias que vengan las facturas. Por eso el primer paso siempre es un lote de prueba con facturas del despacho: se compara el resultado con lo que se habría hecho a mano, y ahí sale el número de verdad en lugar de una estimación de folleto.
Proceso
Volumen de facturas al mes, qué programa contable usáis y dónde se van las horas. Si vuestra herramienta cloud ya captura bien las facturas, os lo digo en esa llamada y nos ahorramos los dos el tiempo.
Me mandáis 20 facturas reales — de las feas, las de varias hojas, las del proveedor raro. Os devuelvo los asientos para que los comparéis con lo que habríais hecho a mano.
Se configura con vuestras cuentas, vuestros proveedores habituales y vuestras reglas. Se firma el contrato de encargado de tratamiento antes de tocar datos reales.
Las primeras semanas se afina con los casos que aparecen. Un formato nuevo o una regla concreta se resuelve la misma tarde: es la ventaja de que esté hecho a medida y no comprado en caja.
Preguntas frecuentes
No. El A3, Sage o Contasol se queda como está. La automatización actúa antes y devuelve el asiento cuadrado para importarlo. No hay migración, ni cambio de sistema, ni formación en una herramienta nueva.
Se equivoca, claro, como cualquier lectura automática. Por eso nada se contabiliza solo: la factura dudosa se marca como pendiente de revisar, el sistema avisa si el asiento no cuadra y valida el CIF. La decisión sigue siendo del despacho — lo que desaparece es el tecleo, no el criterio.
En infraestructura contratada por el despacho o por mí, con los datos separados por cliente y contrato de encargado de tratamiento firmado antes de procesar nada real. Se pueden borrar por completo cuando lo pidáis.
Se cotiza por volumen de facturas al mes y por cuántos procesos se automatizan: una cuota mensual más una puesta en marcha inicial. El precio se cierra en la llamada, con vuestro volumen real delante. No hay tarifa de folleto porque no hay dos despachos con el mismo circuito.
Días, no meses, porque no depende de migrar el sistema contable. Antes de contratar nada se hace el lote de prueba, así que veis el resultado sobre vuestras facturas antes de decidir.
Si está activa y os funciona bien, probablemente no. El hueco real está en despachos con A3 de escritorio, Contasol o Sage sin captura, o donde la captura se atasca con proveedores raros y facturas de varias hojas. Es la primera pregunta que hago en la llamada.
No, porque no se emiten facturas: solo se procesan las recibidas. El requisito de software de facturación certificado aplica a la emisión, no a la lectura de facturas de proveedor.
No. En un despacho también se automatizan los recordatorios de documentación, la clasificación del correo entrante, un chatbot para las dudas repetidas de clientes y la preparación de los datos de los modelos periódicos.
Quién lo monta
Soy Gonzalo. Monto automatizaciones con IA y desarrollo a medida para pymes en España, y hablas conmigo de principio a fin: no hay comercial que vende una cosa y un equipo que entrega otra.
El motor de lectura de facturas y contabilización es producto propio, no una integración de terceros revendida — por eso un formato nuevo o una regla vuestra se resuelve sin depender del roadmap de nadie. Podéis verlo funcionando antes de hablar conmigo:
Siguiente paso
De las feas. Te devuelvo los asientos y los comparas con lo que habríais hecho a mano. Si no te convence, no hemos perdido nada ninguno de los dos.
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